Kebutuhan akan mengirimkan barang melalui paket, saat ini memang mengalami peningkatan yang cukup tajam. Apalagi dengan adanya pandemi yang tak kunjung usai. Pastinya akan membuat orang lebih berhati-hati dalam mengirim barang. Cara packing paket dokumen juga tidak mau ketinggalan.
Bahkan saat ini sudah banyak penyedia jasa ekspedisi yang mempermudah dalam mengirimkan dokumen penting. Bagi Anda yang berencana mengirimkan dokumen penting, namun masih bingung dengan cara yang akan Anda lakukan. Maka, simak ulasan lengkap tentang paket dokumen berikut.
Mengenal Jenis Dokumen
Sebelum Anda mengetahui cara packing paket dokumen yang baik dan aman. Anda juga harus mengetahui berbagai macam jenis dokumen yang akan dikirimkan. Semua ini, perlu Anda lakukan untuk mempermudah Anda dalam pengiriman.
Pada dasarnya, jika dilihat dari tingkat pentingnya suatu dokumen. Maka, Anda akan menemukan pembagian jenis dokumen tersebut dibagi menjadi 3. Berikut ini beberapa jenis dokumen tersebut.
- Dokumen pribadi, jenis dokumen ini biasanya dimiliki oleh setiap orang. Meskipun begitu, dokumen ini juga sangat penting untuk dijaga keamananya. Beberapa jenis dokuman yang masuk dalam kategori ini antara lain: ijazah, KTP, dan juga SIM.
- Dokumen niaga, sebagaimana namanya, dokumen ini merupakan dokumen penting yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan. Beberapa contoh dokumen ini diantaranya; letter of credit, cek, packing list, obligasi, faktur dan beberapa jenis dokumen niaga lainnya.
- Dokumen sejarah, merupakan jenis dokumen yang berkaitan erat dengan sejarah. Sehingga dokumen jenis ini dinilai sangat penting dan harus dijaga keamanannya. Jenis-jenis dokumen yang masuk dalam kategori ini antara lain; sutobiografi, rekaman film dan lain-lain.
Cara Packing Paket Dokumen dengan Aman
Pentingnya sebuah dokumen, terkadang membuat orang masih ragu untuk menggunakan jasa ekspedisi dalam mengirimkan dokumen. Padahal, saat ini Anda tidak perlu khawatir lagi dengan barang yang akan Anda kirim.
Karena biasanya pihak ekspedisi sudah menyiapkan asuransi untuk dokumen Anda. Supaya Anda lebih yakin dalam mengirimkan dokumen penting, berikut cara packing paket dokumen yang mudah dan aman.
1. Menyiapkan Barang yang Akan Dikirim
Hal pertama yang harus Anda siapkan ketika akan mengirimkan barang adalah menyiapakan barang yang akan dikirimkan. Pastikan Anda telah menyiapkan barang tersebut dengan benar dan tidak ada yang tertinggal. Karena Anda akan mengirimkannya lagi jika ada barang yang tertinggal.
Pastikan secara berulang agar Anda lebih yakin dalam mengirimkan barang. Anda juga bisa meminta bantuan keluarga atau teman yang tinggal bersama Anda untuk membantu melakukan pengecekan ulang.
2. Siapkan Peralatan Packing
Setelah Anda menyiapkan dokumen yang akan dikirim, langkah selanjutya adalah menyiapkan peralatan yang akan digunakan dalam membungkus dokumen tersebut. Pada tahap ini, Anda bisa menyesuaikan jenis bahan packing sesuai dengan barang yang akan Anda kirimkan.
Misalnya saja, dokumen yang akan Anda kirimkan dalam jumlah banyak. Maka, Anda akan membutuhkan kardus dalam proses packing. Namun sebaliknya, jika dokumen yang akan dikirimkan berupa lembaran dan dengan jumlah yang tidak begitu banyak.
Maka, Anda bisa menggunakan amplop khusus untuk dokumen agar packing yang Anda lakukan lebih rapi. Jangan lupa menyiapkan lakban dan juga cutter ataupun gunting, untuk mempermudah proses dalam melakukan packing.
3. Packing Secara Berlapis
Apabila Anda merasa kurang aman jika dokumen yang akan dikirmkan hanya menggunakan satu bahan packing saja. Maka, Anda juga bisa menggunakan bahan pendukung seperti kardus untuk melapisi packing yang Anda lakukan.
Anda bisa memanfaatkan kardus bekas, untuk Anda bentuk sesuai dengan ukuran dokumen yang akan Anda kirimkan. Adanya packing dua lapis ini, juga lebih membuat aman dokumen Anda dari kemungkinan lecek atau bahkan adanya bagian yang sobek.
4. Lapis dengan Plastik Flyer
Selain menggunakan kardus sebagai pelapis, jangan lupa juga untuk menambahkan plastik. Bahan packing dari plastik ini, akan membuat aman dokumen Anda. Apalagi jika musim hujan telah tiba. Bahan packing dengan plastik, wajib Anda gunakan untuk menghindarkan paket dari kerusakan.
5. Gunakan Perekat yang Kuat
Jika semua langkah di atas sudah Anda lakukan, jangan lupa untuk menggunakan bahan perekat yang kuat. Perekat ini sangat Anda butuhkan agar dokumen yang telah Anda packing tidak tercecer.
Untuk mengamankan barang yang dikirimkan, Anda bisa menambahkan perekat pada kedua sisi yaitu atas dan bawah. Cara ini bisa Anda lakukan agar keamanan dokumen Anda lebih terjamin.
6. Menulis Alamat dengan Jelas
Proses di atas adalah cara packing paket dokumen. Selanjutnya, Anda juga harus menuliskan alamat pada dokumen yang akan Anda kirimkan. Pastikan alamat yang ditulis merupakan alamat lengkap agar mempermudah dalam proses pengiriman.
Anda bisa menuliskan alamat lengkap dari mulai nomor rumah, gang ataupun jalan, RT, RW, kelurahan, kecamatan dan alamat lainnya yang diperlukan. Jangan lupa juga untuk mencantumkan nomor telepon dari penerima.
Langkah tersebut harus Anda lakukan agar paket yang dikirimkan bisa sampai ke tempat tujuan dengan selamat. Selain itu, kurir yang mengirimkan juga akan lebih mudah dalam mengirimkan barang tersebut jika alamatnya lengkap.
Itulah beberapa cara packing paket dokumen yang bisa Anda lakukan. Selanjutnya akan ada penjelasan mengenai jasa pengiriman paket dokumen yang bisa Anda pilih. Anda juga akan mendapatkan informasi mengenai cara-cara mengirimkan dokumen melalui ekspedisi tersebut.
Cara Kirim Dokumen Lewat POS
Salah satu penyedia jasa ekspedisi yang bisa Anda manfaatkan adalah POS. Ada beberapa penawaran yang diberikan saaat Anda menggunakan jasa ini. Misalnya saja Anda ingin mengirimkan dokumen. Maka, Anda bisa menggunakan ekspedisi Pos Express atau Kilat Khusus.
Ekspedisi tersebut, lebih cocok Anda gunakan karena dokumen yang akan Anda kirimkan bisa sampai dengan cepat. Untuk mempermudah Anda dalam melakukan pengiriman, berikut ini cara yang bisa Anda lakukan.
1. Datang ke Kantor POS
Pastikan Anda membawa dokumen-dokumen yang telah Anda packing dengan menggunakan cara packing paket dokumen. Jika Anda sudah membawa dokumen tersebut, Anda bisa langsung mendatangi kantor POS terdekat dari rumah Anda.
2. Serahkan Dokumen
Apabila Anda sudah mendatangi kantor POS terdekat, langkah selanjutnya adalah menunjukkan paket yang akan Anda kirimkan. Berikan paket dokumen tersebut kepada petugas yang berjaga untuk dilakukan input data.
3. Bayar Ongkos Kirim
Pada saat input data, petugas bisanya akan menanyakan kepada Anda jenis pengiriman paket apa yang akan Anda pakai. Gunakanlah paket dengan waktu pengiriman yang lebih cepat.
Jika Anda telah memutuskan jenis paket yang digunakan, maka petugas akan memberi tahu tagihan yang harus Anda bayarkan. Segera bayar tagihan tersebut, agar proses pengiriman bisa lebih cepat.
4. Tunggu Resi
Setelah Anda sudah selesai melunasi tagihan pembayaran, maka barang yang akan Anda kirimkan sudah siap untuk dikirim. Tunggu beberapa saat hingga petugas POS memberikan nomor resi untuk Anda. Nomor tersebut bisa Anda gunakan untuk melacak keberadaan dokumen Anda selama pengiriman.
5. Proses Selesai
Selanjutnya Anda bisa kembali ke rumah dengan membawa resi yang telah Anda dapatkan. Langkah-langkah di atas, juga bisa Anda lakukan pada jenis ekspedisi lainnya seperti J&T, JNE dan lainnya.
Pastikan Anda menggunakan cara packing paket dokumen di atas untuk menjaga keamanan dokumen Anda. Semakin Anda baik dalam melakukan packing, maka akan semakin aman pula barang yang Anda kirimkan.