Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) merupakan aspek yang krusial bagi
kelangsungan dan kesuksesan sebuah perusahaan. Tidak terkecuali perusahaan manufaktur.
Dalam era digitalisasi dan perkembangan teknologi yang pesat, penggunaan
perangkat lunak atau software HRD telah menjadi suatu keharusan bagi perusahaan-perusahaan modern.
Software HRD merupakan sebuah aplikasi atau sistem yang dirancang khusus untuk membantu manajemen SDM dalam melaksanakan berbagai tugas dan fungsi terkait.
Artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, jenis dan pentingnya software HRD bagi perusahaan manufaktur.
Dengan pemahaman yang mendalam tentang hal ini, diharapkan para pembaca dapat memahami mengapa penggunaan software HRD menjadi suatu kebutuhan yang tak terhindarkan di era bisnis yang kompetitif saat ini.
Apa itu Software HRD?
Software HRD, atau perangkat lunak Sumber Daya Manusia, adalah solusi digital yang membantu organisasi dalam memperlancar proses terkait SDM seperti manajemen informasi karyawan dan pengaliran dokumen.
Human Resource Management Software (HRMS) meningkatkan efisiensi
operasional tim SDM. Hal ini dilakukan melalui alur kerja otomatis, alat kolaborasi, dan basis data file terpusat.
Sistem informasi SDM semacam ini merupakan standar bagi bisnis yang sedang berkembang pesat yang perlu menyimpan data karyawan yang bersifat rahasia dengan aman, mematuhi peraturan, dan meningkatkan produktivitas profesional SDM mereka dalam aktivitas sehari-hari.
Mengapa Software HR Penting untuk Perusahaan Manufaktur
Software HRD sangat penting bagi perusahaan manufaktur karena membantu meningkatkan efisiensi administrasi dan menjaga keamanan informasi karyawan.
Dengan menggunakan sistem manajemen HR yang tepat, tim HR dapat
mengendalikan data karyawan secara lebih efektif dan mempercepat proses tinjauan atau persetujuan dokumen melalui otomatisasi alur kerja.
Sistem HRIS berbasis cloud, khususnya, memungkinkan pengguna bisnis untuk mengakses layanan mandiri dengan izin yang sesuai.
Hal ini memungkinkan tim HR untuk menemukan, melihat, mengedit, berbagi, menandatangani, dan berkolaborasi pada file dari manapun tanpa harus menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk mendapatkan persetujuan permintaan mereka.
Manfaat Software HR Bagi Perusahaan Manufaktur
Berikut adalah beberapa manfaat dari menggunakan software HRD untuk
perusahaan manufaktur:
Pengelolaan Data Karyawan
Software HR memungkinkan perusahaan manufaktur untuk menyimpan dan
mengelola data karyawan secara terpusat.
Informasi seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan pelatihan dapat diakses dengan mudah. Hal ini membantu mempercepat proses administrasi dan meminimalkan kesalahan manusia dalam pengelolaan data.
Penggajian dan Manajemen Kompensasi
Penggunaan software HR memungkinkan otomatisasi penggajian dan manajemen kompensasi. Hal ini memudahkan perhitungan gaji, pengelolaan tunjangan dan insentif, serta pemantauan absensi dan cuti. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat memastikan keakuratan dan kepatuhan dalam proses penggajian.
Rekrutmen dan Seleksi
Perangkat lunak ini menyediakan fitur yang mempermudah proses rekrutmen dan seleksi karyawan.
Dari pengumuman lowongan, pendaftaran pelamar, hingga tahap wawancara dan pengujian, semua dapat dikelola secara efisien. Ini memungkinkan perusahaan manufaktur untuk menemukan kandidat terbaik dengan cepat dan efektif.
Pengembangan Karyawan dan Pelatihan
Perusahaan manufaktur juga dapat memanfaatkan software HR untuk membantu mengelola program pengembangan karyawan dan pelatihan.
Perusahaan dapat membuat dan melacak rencana pengembangan individu,
mengatur pelatihan dan workshop, serta memantau kemajuan dan keberhasilan pelatihan. Ini mendukung peningkatan keterampilan dan kompetensi karyawan, yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
Manajemen Kinerja
Software HR menyediakan alat untuk melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan. Perusahaan manufaktur dapat memperoleh data objektif tentang pencapaian kinerja individu, mengatur target dan sasaran, serta memberikan umpan balik reguler.
Dengan begini, manajemen kinerja menjadi lebih terstruktur dan transparan, yang dapat mendorong motivasi dan peningkatan kinerja karyawan.
Pengelolaan Cuti dan Absensi
Memiliki fitur pengelolaan cuti dan absensi karyawan dengan lebih efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti secara online, manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan dengan cepat, dan sistem dapat secara otomatis menghitung saldo cuti yang tersisa.
Hal ini mengurangi tumpang tindih cuti, meningkatkan akurasi, dan mempermudah pengawasan absensi.
Kepatuhan Hukum dan Regulasi
Software HR membantu memastikan kepatuhan perusahaan manufaktur terhadap hukum dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Misalnya, sistem dapat mengingatkan perusahaan mengenai batas waktu pelaporan pajak dan peraturan kepatuhan lainnya. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat menghindari risiko hukum dan denda yang mungkin timbul.
Jenis Software HR yang Bisa Digunakan Perusahaan Manufaktur
Berikut adalah beberapa jenis software HR yang sangat bisa diimplementasikan oleh perusahaan manufaktur.
Human Resources Information Systems (HRIS)
Software HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk
mengelola informasi terkait sumber daya manusia. HRIS membantu dalam
pengelolaan data karyawan, data pribadi, riwayat pekerjaan, pelatihan, kinerja, gaji, dan manajemen administrasi SDM lainnya.
Saat ini, Software HRIS Indonesia juga sudah banyak tersedia dan
menawarkan beragam fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
manufaktur.
Human Resources Management Systems (HRMS)
Human Resources Management Systems (HRMS) adalah perangkat lunak
yang membantu dalam mengelola aspek operasional SDM seperti rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, manajemen absensi, manajemen cuti, dan pengelolaan data karyawan secara umum.
Human Capital Management
Human Capital Management adalah perangkat lunak yang menggabungkan
aspek strategis dan operasional SDM. Hal ini mencakup fungsi-fungsi seperti
perencanaan sumber daya manusia, manajemen talenta, analisis penggajian,
manajemen suksesi, dan manajemen kinerja.
Applicant Tracking Systems (ATS)
ATS adalah perangkat lunak yang membantu dalam proses perekrutan dan
seleksi karyawan baru. ATS membantu dalam mengelola daftar pelamar,
mengotomatisasi penilaian awal, melacak status pelamar, dan memfasilitasi
kolaborasi antara anggota tim perekrutan.
Payroll Systems
Payroll systems adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk
mengelola proses penggajian karyawan. Ini mencakup perhitungan gaji,
pengolahan upah, pemotongan pajak, manajemen tunjangan, dan pembuatan laporan penggajian.
Perangkat lunak HR ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola data
karyawan, melacak kinerja, mengotomatisasi proses administrasi, dan meningkatkan efisiensi operasional dalam bidang sumber daya manusia.