Mengelola keuangan bisnis memang tidak mudah, tidak terkecuali dari segi pencatatannya. Walaupun demikian, setiap pengusaha perlu mengetahui cara mengisi buku kas debit kredit untuk mengetahui sirkulasi keuangannya
Dengan begitu, maka pengusaha dapat mengetahui kondisi keuangan perusahaannya. Bagi pengusaha yang telah bergelut di bidang akuntansi, mungkin pencatan keuangan sudah menjadi hal yang familiar. Bagi pengusaha yang baru merintis pun juga perlu mencatat keuangannya pada buku kas.
Pengertian Buku Kas Debit Kredit
Buku kas adalah jenis buku yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaraan yang masuk ke perusahaan. Seperti halnya jurnal, buku kas berisi semua transaksi tunai bisnis. Selain itu, buku kas juga berfungsi sebagai buku pembantu yang tidak jauh berbeda dengan akun kas buku besar.
Dalam bahasa inggris, buku kas disebut dengan cash book yang terdiri dari dua kata, yakni cash dan book. Cash” maknanya instrumen finansial yang dipakai untuk alat tukar. Sedangkan book adalah kumpulan informasi dalam bentuk cetak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa buku kas atau cash book merupakan catatan seluruh transaksi bisnis yang berlangsung selama periode tertentu. Selain itu, buku kas debit kredit adalah buku catatan yang berperan sebagai alternatif bagi akun kas yang ditulis pada buku besar.
Pasalnya transaksi maksimal di dalam sebuah bisnis sangat berkaitan dengan kas, sehingga pengusaha perlu menyiapkan buku catatan keuangan yang terpisah. Seperti halnya buku akun lain, buku kas debit kredit juga mempunyai dual entry, yakni debit dan kredit.
Pada bagian debit dipakai untuk mencatat semua pemasukan uang perusahaan, sedangkan bagian kredit untuk mencatat pengeluarannya. Adanya kas pada perusahaan adalah suatu elemen penting di dalam buku kas. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengakomodasi operasional hariannya.
Manfaat Buku Kas Debit Kredit
Setelah mengetahui pengertian buku kas debit kredit, tidak ada salahnya untuk mengetahui manfaat penerapan buku kas debit kredit pada perusahaan. Seperti yang diketahui, buku kas dapat lebih menyederhanakan entri transaksi tunai yang masuk dan keluar dalam periode tertentu.
Adapun manfaat buku kas debit kredit secara lebih kompleks yaitu sebagai berikut:
Menelusuri kesalahan
Tidak jarang, pengelolaan keuangan dapat mengalami kesalahan teknis, sehingga menyebabkan kerancuan tertentu pada sirkulasi keuangan perusahaan. Namun, kesalahan tersebut dapat segera diketahui ketika perusahaan memasukkan data keuangannya pada buku kas.
Saldo pada buku kas dapat selalu diperiksa dan dicocokkan dengan nominal uang yang ada pada kasir. Dengan begitu, kesalahan keuangan yang terjadi dapat segera dideteksi dan diatasi.
Sebagai Catatan Harian
Manfaat buku kas debit kredit yang selanjutnya adalah sebagai catatan harian perusahaan. Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa setiap transaksi tunai perlu dimasukkan ke buku kas debit kredit. Artinya, pencatatan perlu dilakukan setiap hari secara rutin.
Sistem ini sangat membantu perusahaan dalam mengelola catatan kas, baik pemasukan maupun pengeluaran. Dengan begitu, maka catatan keuangan dapat digunakan sebagai arsip yang bermanfaat untuk tahun-tahun yang akan datang.
Memastikan Kesesuaian Penerimaan dan Pembayaran
Dalam aktivitas usaha, seringkali terjadi banyak transaksi penerimaan atau pembayaran. Hal ini tidak jarang membuat pengelola uang merasa bingung karena banyaknya transaksi tersebut. Jika sampai salah dalam melakukan pengecekan uang, maka akan berdampak buruk pada keuangan ke depannya.
Oleh karena itu, hadirnya buku kas debit kredit dapat membantu memastikan bahwa transaksi tunai dapat mengalami kesesuaian, baik dari segi pemasukan maupun pengeluaran uang. Selain memastikan sirkulasi uang, tanggal pemasukan dan pengeluaran juga dapat dicek dan diteliti oleh staf keuangan.
Mengidentifikasi Kelalaian
Ada banyak kasus penggelapan uang yang dilakukan oleh pegawai perusahaan sendiri. Meskipun hal ini tidak terjadi pada semua perusahaan, namun kelalaian dalam mengelola uang harus selalu diperiksa kebenarannya.
Adanya berbagai jenis kelalaian pengelolaan uang, yakni seperti pencurian, penggelapan, dan lain sebagainya. Saat anda memeriksa saldo buku kas, maka hal ini juga dapat dicocokkan dengan uang tunai yang ada saat ini.
Menunjukkan Jumlah Uang Tunai yang Dimiliki
Uang tunai atau kas adalah suatu aset bisnis yang paling memadai dan dapat dimanfaatkan untuk menerapkan tindakan ekonomi dengan bijak, oleh karena itu, setiap perusahaan perlu mempunyai buku kas yang efektif dan memadai.
Selain harus mempunyai catatan kas, setiap perusahaan juga perlu memeriksa jumlah uang tunai atau kas yang dimiliki. Dari sini, buku kas dapat memberi gambaran yang jelas tentang saldo yang ada pada suatu perusahaan.
Cara Mengisi Buku Kas Debit Kredit
Cara mengisi buku kas debit kredit tidak sulit asalkan mengetahui model-model pengisiannya. Adapun tata cara memasukkan buku kas debit kredit yang benar yaitu sebagai berikut:
Model Folio Satu Halaman
Folio satu halaman merupakan jenis buku kas yang hanya terdiri dari satu halaman. Dikarenakan modelnya hanya satu halaman, maka dapat diterapkan pada bisnis skala kecil. Umumnya, folio satu halaman terdiri atas lima kolom yang isinya sebagai berikut:
- Kolom pertama digunakan untuk mencatat tanggal
- Kolom kedua berisi pemasukan atau pengeluaran kas.
- Kolom ketiga berisi nomor urut bukti kas dan berlaku untuk pemasukan ataupun pengeluaran.
- Kolom keempat berisi pemasukan.
- Kolom kelima berisi jumlah pengeluaran
Folio satu halaman adalah model pengisian buku kas yang sangat praktis. Pembaca pun akan lebih mudah memahami isinya, sehingga sangat cocok diterapkan pada bisnis kecil.
Model Folio Dwi Halaman atau Skontro
Sesuai dengan namanya, model skontro merupakan jenis pengisian kas yang mempunyai dua muka halaman. Buku kas model skontro terdiri dari debit dan juga kredit.
Halaman debit digunakan untuk memasukkan penambahan kas yang dibagi menjadi empat kolom. Adapun rinciannya yaitu sebagai berikut:
- Kolom pertama berisi tanggal masuknya uang.
- Kolom kedua berisi keterangan singkat dan jelas. Tujuannya agar anda dapat mengetahui sumber pemasukan tersebut dengan mudah.
- Kolom ketiga adalah tempat untuk menulis nomor urut yang berasal dari bukti pemasukan tersebut.
- Kolom keempat yaitu memperlihatkan tentang jumlah uang masuk.
Sedangkan halaman kredit dipakai untuk memasukkan berbagai jenis transaksi pengeluaran. Pada halaman debit, sangat penting untuk memperjelas sumber uang masuk beserta alasan pengeluaran uang.
- Halaman kredit dibagi menjadi empat kolom yang pengisiannya seperti di bawah ini:
- Kolom pertama berisi informasi tentang tanggal transaksi.
- Kolom kedua berisi keterangan, tujuan, dan kepada uang dikeluarkan
- Kolom ketiga berisi nomor urut pada bukti pengeluaran.
- Kolom keempat berisi catatan jumlah uang yang dikeluarkan.
Model Tabelaris
Cara mengisi buku kas debit kredit tabelaris yaitu dengan mengisi berbagai jenis keperluan bisnis yang berbentuk lajur-lajur. Model penulisan buku kas ini mendokumentasikan transaksi-transaksi kecil pada akun terpisah.
Model tabelaris memang mirip dengan folio, yang mana pada uang masuk diletakkan pada sisi kiri debit. Sedangkan bagian kredit atau pengeluarannya terletak di sisi kanan.
Cara mengisi buku kas debit kredit terdiri dari tiga jenis model, yakni model satu folio, skontro, dan tabelaris. Pilihlah model penulisan buku kas sesuai dengan kebutuhan, sehingga pengontrolan keuangan dapat dilakukan lebih efektif.